La guía definitiva para elegir la sala de datos en línea adecuada para su empresa
El enfoque comercial de talla única se está volviendo obsoleto a medida que las empresas modernas están cambiando a servicios más especializados. Lo mismo ocurre con los proveedores de salas de datos virtuales. Atrás quedaron aquellos días en que las salas de datos virtuales solo se usaban para fusiones y adquisiciones. Las empresas ahora están utilizando software de sala de datos para OPI, recaudación de fondos, crowdfunding o transacciones inmobiliarias. Y se espera que la sala de datos electrónicos global alcance $5,497 millones al 2030 .
Teniendo eso en cuenta, los proveedores de salas de datos ofrecen servicios más personalizados para diferentes industrias y procesos. Por lo tanto, es muy posible que una sala de datos virtual para las OPI no sea lo suficientemente buena para el sector inmobiliario. Además, el tipo de servicios de sala de datos también varía según el tamaño de la empresa.
¿Cómo saber si una sala de datos es adecuada para su negocio? O, ¿cómo debe elegir una sala de datos virtual que su empresa necesita?
Siga estos tres sencillos pasos al elegir el software de sala de datos en línea adecuado para su empresa.
Tabla de contenido
- 1. Defina por qué necesita un software de sala de datos
- 2. Elige las funciones que necesitas
- 3. Investigue sobre proveedores de salas de datos virtuales
- Ultimas palabras
1. Defina por qué necesita un software de sala de datos
Las salas de datos virtuales son esencialmente repositorios de documentos digitales alojados por proveedores certificados de salas de datos. Las empresas y las instituciones públicas utilizan salas de datos para compartir datos en línea, colaboración digital y gestión de proyectos. Por ello, antes de optar por los servicios de data room, es importante responder algunas preguntas, como por ejemplo:
- ¿Para qué necesitas un VDR? ¿Lo necesita para un proyecto único o busca incorporarlo a sus sistemas de forma permanente?
- ¿Cómo le ayudará una sala de datos a lograr los objetivos de su organización? ¿Hará que las operaciones sean más efectivas?
- ¿Cuánto puede gastar en la sala de datos? ¿Le ayudará a reducir otros gastos, como papel o costos de impresión?
- ¿Qué funciones necesita que ofrezca una sala de datos? ¿Cuánto espacio de almacenamiento de datos necesita?
- ¿Quién usará la tecnología? ¿Sus empleados se sienten cómodos usando la nueva tecnología?
2. Elige las funciones que necesitas
La identificación de necesidades y la configuración del presupuesto son pasos importantes, ya que lo ayudarán a evaluar qué tipo de características y servicios puede pagar. Por ejemplo, si necesita una sala de datos para facilitar la comunicación entre los miembros de su junta, es importante contar con herramientas de gestión de reuniones además de los servicios de gestión de datos.
Sin embargo, algunas funciones son obligatorias y deben estar en su VDR sin importar cómo pretenda utilizarlo. Aquí hay algunos aspectos que debe buscar.
Seguridad de la sala de datos
La seguridad es el aspecto más importante de la tecnología de la sala de datos. Todos los compradores utilizan tecnología de sala de datos principalmente debido a sus funciones de protección de datos.
Por lo tanto, asegúrese de que su VDR tenga al menos funciones de seguridad básicas como verificación en dos pasos, control de acceso a dispositivos, control de acceso a documentos, marcas de agua digitales, cifrado de datos SSL de 256 bits y modo de solo lectura.
Algunas de las mejores salas de datos en términos de seguridad incluyen iDeals, FimrRoom, Firmex y Datasite. Puede leer más sobre estas salas de datos en datarooms-review.com — una plataforma confiable con reseñas detalladas e imparciales sobre los proveedores de salas de datos más populares.
Certificaciones
Los proveedores de salas de datos deben cumplir con los estándares establecidos por diferentes organismos reguladores globales y regionales. Por ejemplo, los organismos globales incluyen ISO y GDPR, mientras que FINRA , HIPAA y FISMA son autoridades reguladoras regionales.
Facilidad de uso
Las salas de datos se utilizan generalmente para manejar grandes cantidades de datos. Tener funciones como cargas masivas, arrastrar y soltar o editor de archivos es importante para compartir o almacenar grandes cantidades de información.
3. Investigue sobre proveedores de salas de datos virtuales
Cuando compara salas de datos virtuales, se recomienda enfáticamente investigar también a los proveedores. Comience con las certificaciones mencionadas anteriormente y vea si cumplen con las regulaciones establecidas por su autoridad reguladora. Por ejemplo, HIPAA regula las prácticas de gestión de datos en el sector de la salud en los EE. UU.
Aquí hay algunas otras cosas importantes a considerar.
Experiencia relevante en la industria
Como se mencionó al principio, los proveedores de salas de datos hoy en día ofrecen servicios personalizados para diferentes empresas e industrias.
La experiencia en la industria es crucial ya que ayuda a los proveedores a evaluar mejor los desafíos específicos de la industria. Además, las salas de datos para organizaciones sin fines de lucro son diferentes de las utilizadas por instituciones públicas u organizaciones comerciales.
Presencia digital
Los consumidores de hoy en día consideran que la presencia digital es un factor vital para generar confianza. ¿Te imaginas una sala de datos virtual sin ninguna presencia digital? Además de un sitio web oficial, puede buscar perfiles de empresas en plataformas profesionales como LinkedIn.
Además, puede ampliar su investigación a plataformas de revisión de software globales de renombre como Capterra, TrustRadius, G2 y Software Advice. Una presencia digital insignificante es una bandera roja.
Atención al cliente
El servicio de atención al cliente es uno de los factores determinantes a la hora de elegir un proveedor. Desde la instalación de la sala de datos hasta la capacitación y la resolución de problemas, solo el servicio de atención al cliente informado y receptivo puede facilitarle las cosas. Una buena sala de datos con una atención al cliente excepcional es mejor que una sala de datos excepcional con una atención al cliente ordinaria.
Por último, no olvide utilizar su período de prueba gratuito, que ofrecen casi todos los proveedores de salas de datos de alto nivel.
Ultimas palabras
El proceso de selección de la sala de datos no debe tomarse a la ligera. Una decisión incorrecta no solo desperdicia tiempo y recursos, sino que también puede provocar filtraciones o filtraciones de datos y, por lo tanto, poner en peligro el bienestar general de su empresa. Los pasos mencionados anteriormente son consejos muy recomendables al elegir el software de sala de datos para su negocio.
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